Bilagsregistrering

Med bilag menes her dokumentasjon av transaksjoner, f.eks. en faktura eller et betalingsbilag. Bokføringsloven bruker ikke begrepet bilag, men dokumentasjon. I praksis brukes disse begrepene om hverandre. Regnskapsbilagene skal dokumentere de ulike postene i regnskapet, og det er derfor viktig at de er korrekt både i format og innhold. Med bilag menes her f.eks. en utgående eller inngående faktura eller et betalingsbilag. Bilagene kan være i papirform eller i elektronisk format.

Loven stiller bestemte krav til de bilagene som er utgangspunktet for postering i regnskapet. Oppfyllelse av formalkravene bokføringsreglene stiller, er viktig, bl.a. for å  kunne dokumentere fradrag for kostnader og inngående merverdiavgift. Det er derfor viktig å forsikre seg om at bilagene oppfyller lovens krav.

Bokføringsloven skiller mellom primærdokumentasjon og sekundærdokumentasjon. Primærdokumentasjonen benyttes som grunnlag i bokføringen, mens sekundærdokumentasjonen vil være et supplement til denne. Et typisk eksempel på primærdokumentasjon er en faktura. En avtale av betydning for virksomheten er eksempel på sekundærdokumentasjon. I visse tilfeller vil dokumentasjon man vanligvis anser som sekundær, rykke opp til primær. Slike tilfeller kan oppstå dersom en næringsdrivende sender en utgående faktura med teksten “salg iht. avtale”. Den nevnte avtalen skal da oppbevares som et underbilag til fakturaen.

Videre stiller loven krav om toveis kontrollspor fra bilag fram til pliktig regnskapsrapportering. Innsyn og etterkontroll skal kunne gjennomføres helt ned på bilagsnivå.

Nummerering

Bilagene skal videre være systematisert på en måte som gjør det mulig å kontrollere at regnskapet er fullstendig. Bokføringslovgivningen forutsetter som utgangspunkt at bilagene skal være fortløpende nummerert, dvs. i stigende nummerrekkefølge. Det kan imidlertid brukes egne nummerserier for ulike bilagstyper dersom det er hensiktsmessig.

(hentet fra Altinn.no)

Vi oppbevarer all dokumentasjon elektronisk, det vi si at vi skanner inn bilag, behandler disse i dokumentsenter for så å overføre til økonomisystemet. Våre kunder velger om de vil skanne bilagene selv og sende alt til oss på epost, eller levere inn bilag manuelt og vi skanner.