Utgående fakturaer

Utgående faktura er salgsdokumentasjon. Ved omsetning av varer og tjenester skal det utstedes salgsdokumentasjon til kunden og som hovedregel er det selger som skal utstede salgsdokumentasjon (jfr. bokføringsforskriften § 5-2-1). For salgsdokumentet er det ingen bestemte krav til formatet og det kan utstedes på papir eller elektronisk, men det skal ikke kunne endres etter utstedelse (jfr. bokføringsloven § 10). Faktura som oversendes i PDF-format kan godkjennes som original dokumentasjon. I tillegg skal salgsdokumentet være forhåndsnummeret på trykte blanketter eller ved maskinelt tildelte nummer med kontrollerbar sekvens (jfr. bokføringsforskriften § 5-1-3). Dette innebærer at det normalt ikke kan brukes programvare for tekstbehandling (f.eks. Word) eller regneark (f.eks. Excel) siden dette er filer som vil være enkelt redigerbare og det kan foretas urettmessige endringer etter utstedelse. Det er imidlertid anledning for bruk av programvare for tekstbehandling eller regneark hvis det foretas utskrift til forhåndsnummerert blanketter. Ved salg av varer skal faktura utstedes snarets mulig og senest innen 30 dager etter levering (jfr. bokføringsloven § 5-2-2). Det er tilsvarende frist ved salg av tjenester, men det er presiseringer på enkelte områder. For løpende tjenester (f.eks. regnskapstjenester, konsulenttjenester mv.) skal periodisering skje etter hvert som de utføres, dvs. at utstedelse av salgsdokument og avgiftsberegning skal foretas senest en måned etter utløpet av den ordinære merverdiavgiftstermin (jfr. bokføringsforskriften § 5-2-4). For tjenester basert på måling av faktisk forbruk (f.eks. telefon, strøm mv.) kan fakturering foretas for lengre perioder, men begrensning oppad til 1 år. Salgsdokumentet skal hvis mulig utstedes innenfor det kalenderår som levering finner sted (bokføringsforskriften § 5-2-5). For tjenester som leveres med forhåndsavtalt pris(f.eks. budtjenester, revisjonstjenester, byggetjenester mv.) kan fakturering skje etter avtale, kontrakt mv. mellom partene (jfr. bokføringsforskriften § 5-2-6). Det er bestemte krav til innholdet i salgsdokumentet (jfr. bokføringsforskriften § 5-1).

  • Forhåndsnummerert på trykte blanketter eller ved maskinelt tildelte nummer med kontrollerbar sekvens. (dvs. at det skal være muligheter etterprøvning av fullstendighet).
  • Tidspunktet for utstedelse av faktura (dvs. dato for fakturering).
  • Selgers navn og organisasjonsnummer på enheten. Når selger er avgiftspliktig må også bokstavene MVA fremkomme etter organisasjonsnummeret.
  • Kjøpers navn og adresse (evt. organisasjonsnummer på enheten).
  • Ytelses art og omfang (dvs. solgte varer og antall enheter, utførte tjenester og antall timer mv).
  • Leveringstidspunktet.
  • Leveringsstedet (ikke nødvendig hvis stedet for levering ikke har betydning for å kunne vurdere transaksjonen).
  • Vederlaget og betalingsforfall.
  • Evt. merverdiavgift og andre avgifter for transaksjonen. Avgiftspliktig og avgiftsfritt salg skal fremgå hver for seg og summeres særskilt. Det samme gjelder når salget blir avgiftsberegnet med forskjellige satser.
  • Underdokumentasjon. Hvis det ikke er tilstrekkelig informasjon på salgsdokumentet (f.eks. med henvisning til timeliste, avtaler, pakksedler, ordresedler, følgeskriv mv.) må det være henvisning mellom dokumentene.